RFID til sporing af filer og håndtering af dokumenter

Med den stadigt stigende mængde dokumenter, der genereres og lagres i dagens erhvervsliv, er effektiv og nøjagtig filsporing blevet et kritisk problem. Disse filer er af stor betydning og har betydelig juridisk, økonomisk eller historisk værdi, såsom virksomhedskontrakter og patentcertifikater. De kan indeholde følsomme oplysninger, såsom personligt identificerbare oplysninger og forretningshemmeligheder.

Hospitaler, banker, forsikringsselskaber, offentlige myndigheder og andre organisationer er traditionelt afhængige af manuel arkivering og stregkodescanning for filsporing og -styring, som er tidskrævende, fejltilbøjelige og vanskelige at skalere. Nu tilbyder RFID-filsporingssystemer en kraftfuld løsning på disse udfordringer ved hjælp af radiofrekvensidentifikationsteknologi til at spore og administrere dokumenter i realtid, hvilket i høj grad øger arbejdseffektiviteten.

Fordele ved RFID File Tracking System

I modsætning til stregkodescanning, som kræver en klar synslinje, giver RFID's kontaktløse teknologi mulighed for hurtig taglæsning selv i visuelt eller miljømæssigt vanskelige områder. Denne fordel omfatter også bulk identifikation, hvilket muliggør effektiv sporing af mange emner samtidig uden individuel scanning.

Blandt de forskellige RFID frekvensmuligheder skinner Ultra-High Frequency (UHF) RFID på grund af sine særlige fordele. Sammenlignet med høj- eller lavfrekvenssystemer giver UHF flere fordele:

1.Hurtig læsning/skrivningOplysninger udveksles hurtigt mellem tags og læsere, for eksempel kan HPRT RF2 RFID-læseren læse op til 200 tags i sekundet.

2.Langt læseområde: Find mærkede elementer på afstand, forbedre effektiviteten.

3.Stordatalagring: Gem flere detaljer om hvert element på selve mærket.

Sammenlignet med andre styringssystemer og metoder kan RFID-teknologien prale af muligheden for stor skala hurtig automatisk opgørelse, nøjagtig realtidsplacering og effektiv informationsstyring, hvilket betydeligt forbedrer effektiviteten og nøjagtigheden af arkivstyring.

Hvem har brug for et RFID File Tracking System?

Transaktionsmiljøer i store mængder som banker, hospitaler og offentlige myndigheder finder RFID-sporingssystemer meget effektive, og disse systemer udmærker sig desuden til at administrere dokumenter, der går gennem flere behandlingsfaser.

Endvidere gør RFID's robuste sikkerhedsfunktioner til et uundværligt redskab for enheder som advokatfirmaer og sikkerhedsbureauer, hvor fortrolighed af oplysninger er afgørende.

Sådan fungerer et RFID File Tracking System

Et RFID-filsporingssystem fungerer ved hjælp af RFID-tags til at spore placeringen af dokumenter.

1. Mærkning af filerne

I den indledende fase bruges en RFID-printer til at udskrive UHF RFID-tags i bulk og kode dem med oplysninger, som derefter fastgøres til arkivmaterialerne, typisk filposer eller kasser.

2. Sammenkædning af filer til steder

Efterfølgende scanner en håndholdt RFID-terminal UHF RFID-tags på filerne klar til opbevaring, og scanner derefter hyldeplaceringstags for at forbinde filerne med deres lagerpositioner og registrere dette i filsporingssoftwaresystemet.

3. Hent filer

Når et bestemt dokument skal placeres, kan RFID-læseren bruges til at forespørge og verificere dets detaljerede oplysninger, hurtigt angive den nøjagtige hylde og placering, hvilket gør søgningen hurtig og effektiv.

Da dokumenter og filer ofte er lavet af papir eller andre skrøbelige materialer, der er tilbøjelige til skade, forhindrer brugen af RFID-teknologi den lange tid, der normalt bruges på at søge gennem filer, og reducerer risikoen for skader.

Udover filhentning letter et RFID-filsporingssystem også digitaliseret styring af opgaver som RFID-filopgørelse, låntagning, returnering og lagerkontrol i RFID-arkiverne.

RFID-hardware i filsporingssystemet

Et RFID-filsporingssystem omfatter typisk RFID-tags, RFID-læsere, RFID-printere og RFID-filsporingssoftware.

HPRT tilbyder et omfattende udvalg af RFID-hardware egnet til etablering af RFID-filsporingssystemer. Især vores højtydende RFID labelprintere udmærker sig til at producere forskellige størrelser UHF RFID stregkodeetiketter med en præcision på op til 600 dpi. Disse printere leverer stabil output selv under barske forhold som høj luftfugtighed, høj temperatur og støvede miljøer, hvilket holder lange perioder med intens udskrivning.

Desuden bruger den udbredte HPRT RF2 håndholdte RFID-læser Bluetooth-kommunikation til at oprette forbindelse til PDA'er, mobiltelefoner og tablets osv. Den har en lang læseafstand og en høj gruppelæsehastighed. Denne RFID terminal er udstyret med et litiumbatteri med stor kapacitet på 5200 mAh, og den sikrer langvarig ydeevne, der understøtter over 12 timers normale scanninger og 2 timers kontinuerlig scanning.

HPRT's RFID hardware produkter bruges bredt til at spore dokumenter i en række forskellige brancher, herunder detailhandel, tøj, lager, logistik, sundhedspleje, finans og produktion.

Du er velkommen til at kontakte os for at få flere oplysninger om vores RFID hardware produkter og deres applikationer.