Sådan vælger du den rigtige restaurant software til din lille eller mellemstore restaurant

Restaurant software kan gøre dit liv lettere. Det kan også skabe rod.

Et POS-system, en online bestillingsapp, et planlægningsværktøj og en lagerplatform kan alle fungere godt på egen hånd. Men hvis de ikke deler data - eller hvis ordrer ikke når den rigtige printer - bliver dit personale integrationen.

Den gode nyhed er, at du ikke behøver at sammenligne hver restaurantplatform i USA Start med fem beslutninger, der betyder noget for din daglige drift. Denne guide guider dig gennem dem, viser dig de fejl, du skal undgå, og hjælper dig med at teste den komplette arbejdsproces fra ordre til udskrift, før du underskriver en kontrakt.

Hvad er Restaurant Management Software?

Restaurantstyringssoftware er en gruppe digitale værktøjer, der bruges til at modtage ordrer, acceptere betalinger, administrere menuer, planlægge medarbejdere, spore lager, kommunikere med gæster og gennemgå forretningsmæssige resultater. De fleste platforme er cloud-baserede og sælges via månedlige eller årlige abonnementer.

Det lyder som meget, fordi det er. Men de fleste små restauranter behøver ikke alle kategorier.

Har alle restauranter brug for en fuld tech-stak?

- Nej. - Nej.

En nabolagscafé kan have brug for en POS, betalingsbehandling, grundlæggende rapportering og en kvitteringsprinter. En leveringstunge pizza butik kan bekymre sig mere om menusynkronisering, ordreaggregation og automatisk billetudskrivning. En full-service restaurant kan have brug for bordstyring og separat routing til køkkenet, baren og dessertstationen.

Din restauranttype skal bestemme, hvad der kommer først:

Hvis levering er en vigtig del af din virksomhed, kan du starte med at kontrollere, hvordan platformen modtager og udskriver markedsordrer. HPRTs guide til Uber Eats-kvitteringsprintere forklarer de grundlæggende spørgsmål om forbindelse og udskrivning.

De fem beslutninger, der betyder mest

1. Løs dit største problem først

Start ikke med en liste over softwaremærker. Start med den del af skiftet, der forårsager mest besvær.

Hvad er dine travleste 30 minutter?

Hvis du ikke kan beskrive problemet i én sætning, er du ikke klar til at købe softwaren. En produktdemo kan gøre hver funktion se nyttig ud. Et klart problem hjælper dig med at se, hvilke funktioner der faktisk betyder noget.

2. Køb den mindste stabel, du har brug for

De fleste små restauranter har brug for en enkel kerne: POS og betalinger, ordrestyring, grundlæggende rapportering og en pålidelig måde at udskrive kvitteringer eller køkkenbilletter på.

Tilføj et andet værktøj kun, når det løser et reelt problem. For eksempel:

· Tilføj online bestilling, når kunder har brug for en direkte takeout eller leveringskanal.

· Tilføj leveringsaggregering, når personalet kopierer ordrer fra flere tabletter.

· Tilføj lagersoftware, når mad-omkostninger beslutninger er baseret på gætninger.

· Tilføj planlægningssoftware, når skiftplanlægning og overtid er vanskelige at kontrollere.

Tilføj loyalitetssoftware, når gentagne besøg er en klar vækstprioritet.

Hvis dit lager- eller køkkensystem også producerer dato-, rotations- eller ingrediensetiketter, skal du medtage denne arbejdsgang i forsøget. HPRTs guide til etikettering af fødevarer viser, hvilke typer oplysninger restauranthold almindeligvis har brug for på disse etiketter.

Kortet nedenfor grupper repræsentative amerikanske restaurant software platforme efter funktion. Brug det til at forstå markedet - ikke som en indkøbsliste.

Det amerikanske restaurant software landskab. Kun repræsentative platforme Medtagelse udgør ikke godkendelse eller bekræftelse af HPRT-kompatibilitet.

3. Beslut mellem én platform og separate værktøjer

En alt-i-én-platform er som regel lettere at oprette. Separate værktøjer kan give dig dybere funktioner. Ingen af disse muligheder er automatisk bedre.

Vælg en alt-i-én-platform, når du vil have færre leverandører, én supportkontakt og en standard arbejdsgang. Hold øje med betalingslåsning, nødvendig hardware og tilføjelsesmoduler, der hæver prisen.

Vælg separate værktøjer, når du allerede har en pålidelig POS eller har brug for en avanceret reservation, lager, planlægning eller markedsføringsfunktion. Pas på duplicerede data, ekstra abonnementer og uklart supportansvar.

4. Tilføj de reelle omkostninger

Månedsprisen er ikke det tal, der betyder noget. Det reelle tal er, hvad systemet koster i løbet af en normal måned i din restaurant.

Inkluderer:

· Baseabonnement og gebyrer pr. placering

· Gebyrer pr. terminal eller pr. bruger

· Betalingsbehandlingsgebyrer

· Online bestilling eller pr. ordre gebyrer

· Levering, regnskab, loyalitet og andre integrationer

Køb eller leje af hardware

· Installation, menuopsætning, uddannelse og datamigration

· Premium support og afbestillingsomkostninger

Spørg derefter, hvad der sker med prisen, når du tilføjer et andet register, en anden ordrekanal eller en anden placering. Et system, der ser overkommeligt ud i dag, kan blive dyrt, når restauranten vokser.

5. Sørg for, at hver ordre når det rigtige sted

Det er her, at softwarevalget bliver en hardwarebeslutning.

En glat demo på en bærbar computer beviser ikke, at en middagsordre vil nå grillprinteren, drikken vil nå baren, og kundekvitteringen vil udskrives ved skranken. Test hver station særskilt.

Ved frontskranken

Kig efter hurtig papirindlæsning, stabil forbindelse, læsbare 80 mm kvitteringer og tilstrækkelig hastighed til toppkasse. HPRT TP80N-H er et eksempel på en kompakt direkte termisk kvitteringsprinter med USB- og Ethernet-tilslutning. Det skal stadig testes med det præcise POS-program, operativsystem og driver, du planlægger at bruge.

Har du brug for en bredere hardware checklist? Se HPRTs købsguide for kvitteringsprintere til detailhandel og restaurantvirksomheder.

Med en tablet eller mobil POS

Kontroller, om POS kræver Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet eller en leverandørgodkendt printer. HPRT TP808 giver standard USB-, seriel- og Ethernet-grænseflader med valgfri Bluetooth og Wi-Fi, plus drivere og SDK'er til flere driftsmiljøer. Disse muligheder er nyttige til evaluering, men de erstatter ikke platformspecifik kompatibilitetstest.

I køkkenet

Køkkenbilletter skal være svære at gå glip af og nemme at rute. Hvis forretter, drikkevarer og desserter går til forskellige stationer, skal du bekræfte, at POS understøtter udskrivning af delte køkkenordrer, før du køber ekstra printere.

En dedikeret model som HPRT KP806C køkkenprinteren tilføjer funktioner designet til støjende, krævende miljøer, herunder ordreavarsler, detektion af papirtagning, fejludskrivning og vægmontering. Det vigtigste spørgsmål er stadig det samme: understøtter din valgte software den nøjagtige model og routingsopsætning?

For online- og leveringsordrer

Spørg, om ordrer udskrives automatisk, eller om en medarbejder skal acceptere og indtaste dem igen. Hvis platformen understøtter udskrivning i skyen, kan du lære, hvordan udskrivningsjobbet bevæger sig fra bestillingssystemet til restauranten, og hvad der sker, når internetforbindelsen svigter. HPRTs oversigt over cloud POS printer applikationer i food service forklarer, hvor denne type arbejdsgang kan hjælpe.

De værste restaurant software fejl at undgå

1. Køb funktioner, du ikke har tid til at bruge

En lang funktionsliste kan føles som bedre værdi. Men ubrugte moduler tilføjer stadig omkostninger, uddannelse og menuindstillinger.

2. Tro på “integrerer med” betyder “inkluderet”

En integration kan kræve et andet abonnement, et implementeringsgebyr eller en tredjepartskonto. Det kan også flytte kun en del af de data, du forventer.

3. Vælg software før du kontrollerer printersupport

Restauranter vælger ofte en POS først og antager, at deres eksisterende printer vil fungere. Denne antagelse kan føre til udskiftning af hardware eller manuel ordrehandling.

4. Ignorere, hvad der sker, når netværket svigter

Cloud-systemer er praktiske, indtil forbindelsen falder under frokost.

5. Lad kun ejeren teste systemet

Ejeren ser rapporter. Kasseren ser knappelayout. Køkkenet ser billet klarhed. De tester ikke det samme produkt.

Hvordan man tester restaurant software før du køber

Test ikke kun under en salgspræsentation. Test arbejdsprocessen, som dit team vil bruge en fredag aften.

Opret:

· En spise-i-ordre med modifikatorer og allergi noter

En takeout-ordre og en online-ordre, der ankommer på samme tid

· En delt betaling, rabat, ugyldiggørelse og tilbagebetaling

· Elementer, der ruteres til separate køkken- eller barstationer

· En kvittering og køkkenbillet udskrivning

· En fejl i papirudskrivning eller åbent omslag

· En netværksavbrud og gendannelse

· En ny medarbejderkonto med begrænsede tilladelser

· En slutningsrapport og dataeksport

Se hvor mange skridt hver opgave tager. Lyt til de spørgsmål, dit personale stiller. Tjek, om billetten er let at læse fra en travl forberedelsesstation. Det vigtigste er at finde ud af, hvem der tager ansvaret, når softwaren og printeren stopper med at kommunikere.

Start med denne restaurant software tjeckliste

Systemet løser et klart defineret problem.

· Det passer til din servicemodel og ordrekanaler.

Dine medarbejdere kan lære de grundlæggende arbejdsprocesser.

• Krævede integrationer er tilgængelige og prissatte.

Betalingsbehandlingsbetingelserne er klare.

Dine data kan eksporteres.

Offline adfærd er blevet testet.

De fulde månedlige omkostninger er dokumenteret.

Kontrakt og annulleringsbetingelser forstås.

· Understøttelse af kvittering og køkkenprinter er bekræftet.

· Den komplette ordre-til-udskrivning arbejdsproces er blevet testet.

· Support er tilgængelig i løbet af din driftstid.

Vælg software, der gør skiftet lettere

Den bedste restaurant software er ikke det system med flest moduler. Det er det system, dit team kan bruge pålideligt, din restaurant har råd til, og din ordreflow kan understøtte.

Start med det problem, der skader skiftet mest. Køb den mindste stak, der er nødvendig for at løse det. Tilføj de reelle omkostninger. Test derefter software, POS, netværk og printere som en arbejdsgang.

Hvis systemet opretter flere manuelle trin end det fjerner, er det sandsynligvis ikke det rigtige system.

For en station-for-station hardware sammenligning, se HPRTs restaurant POS printer guide.

Ofte stillede spørgsmål om restaurant software

Hvad er den bedste restaurant software til en lille restaurant?

Der findes ikke den bedste platform for alle restauranter. En café kan prioritere hurtig kasse og enkel kvitteringsudskrivning. En leveringsrestaurant kan have brug for menusynkronisering, ordreaggregation og automatiske køkkenbilletter. Vælg arbejdsprocessen først, og sammenlign derefter platforme.

Skal en lille restaurant vælge et all-in-one system?

Det kan være nemmere at implementere og understøtte, især uden it-personale. Tjek betalingsbetingelser, hardwarekrav, dataeksport og omkostningerne ved tilføjelsesmoduler, før du forpligter dig til én leverandør.

Kan en termisk kvitteringsprinter arbejde med restaurantsoftware?

Kompatibiliteten kan afhænge af den nøjagtige model, operativsystem, grænseflade, driver, kommandosprog, firmware og softwareudbyderens liste over godkendte enheder.

Hvad skal jeg teste under en restaurant software demo?

Test en komplet ordre med modifikatorer, betaling, køkkenrutering, udskrivning, refusioner, netværksavbrud og dagslutningsrapportering. Inkluder front-of-house personale, køkkenpersonale og en leder.